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索引号 ： 000014349/2020-24578 文 号 ： 无
主题分类： 政务公开 发文单位： 咸宁市不动产登记中心
名 称： 咸宁市不动产登记中心信息档案管理办法 发布日期： 2020年12月29日
有效性： 有效 发文日期： 2020-12-29
第一条 为了加强不动产登记信息档案的科学管理，实现不动产登记信息档案工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《湖北省档案管理条例》《不动产登记暂行条例》等规定，结合工作实际，制定本办法。
第二条 咸宁市不动产登记信息档案配备专职信息档案人员，负责本单位信息档案工作的日常管理。
信息档案人员要熟悉《档案法》《档案法实施办法》，学习不动产登记业务相关法律、法规和档案现代化管理知识。
第三条 信息档案人员的主要任务
（一）负责管理不动产登记信息档案，编制档案检索工具，做好档案的接收、整理、保管、编研、提供利用和档案数据统计等工作。
（二）负责对档案库房日常管理，对温、湿度进行测控，档案定期消毒、投放防虫、防雷药物，最大限度地延长档案的寿命。
（三）定期进行档案清点，做好安全防范工作，保持档案库房整洁。
（四）按国家规定，定期向市档案馆移交我中心到期永久保管的档案。
（五）做好档案移交、鉴定、销毁工作。
第四条 凡在不动产登记工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的文件，均应进行整理、立卷，定期移交归档。
第五条 信息档案管理人员应对各业务部门应移交的信息档案进行指导和检查，做好档案的接收准备工作。
第六条 信息档案管理人员对各部门移交的档案应认真进行检查，检查合格后可履行交接手续。对不符合归档要求的信息档案提出意见，退回重新整理，合格再接收。
第七条 信息档案管理人员应对接收各部门的档案进行系统整理，将案卷分类、编目、编制案件目录、排列上柜，便于利用。不动产登记信息档案要按照一个项目一卷一号的原则先进行合卷，再编制案卷目录、项目名称、索引等检索工具。
第八条 信息档案管理人员对接收的各门类专业档案，首先分别按年度—组织机构（类别）进行分类排列，再按保管期限分为永久、长期、定期（30年、10年）。
第九条 信息档案专用库房应能容纳并满足本单位未来20年形成的所有档案，库房要坚固，并有防火、防盗、防潮、防水、防日光及紫外线、防尘、防污染、防有害生物、防高温（低温）、防鼠（虫）等设施。档案库房温度控制在140C至240C的范围，湿度控制在45%－60%之间，防止档案发生霉变、虫蛀、鼠咬等现象。
第十条 完善数字档案室的基础设施，配置存储服务器、消防报警系统、防磁柜、温湿度记录仪、复印机、去湿机、吸尘器、空调和计算机等设备。加强管理，保证档案设备处于正常工作状态。
第十一条 信息档案工作人员应熟练掌握档案的归档内容和门类，编制规范的案卷目录和其它检查工具、参考资料，积极主动提供档案利用，为本单位的各项工作服务。
第十二条 本单位干部职工查阅信息档案应按规定办理借阅登记手续，原件一般不允许出库房，只提供本部门移交的信息档案的复印件。
第十三条 外来人员查阅信息档案的，应持有相关介绍信和身份证明，须报经信息档案分管领导同意后，再由信息档案人员办理查阅登记手续，方能查阅、摘抄、复制。档案原件不得借出。
第十四条 利用信息档案时，信息档案人员应按规定填写借阅登记表，做好利用效果登记。
第十五条 做好信息档案的统计，准确掌握信息档案的数量、收集、移交保管和利用情况。
第十六条 本《制度》于2021年1月1日起执行。
